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윤 : 매주 월요일에 만나는 시간. 생활밀착형 라디오 법률서비스 <로스쿨>!

김혜선 노무사 나오셨습니다. 안녕하세요?

김 : 네. 안녕하세요. 김혜선 노무사입니다.

윤 : 오늘 무슨 얘기를 나눠볼까요?

김 : 회사에 입사지원을 하거나 근무를 하는 과정에서 내 개인정보를 회사가 지나치게 알고있는 것은 아닌지 고민해본 적 있는 분들, 우리 사업장은 CCTV가 너무 많이 설치되어 있어 왠지 감시받는 기분이 든다고 생각하시는 분들을 계실 것이라 생각합니다. 오늘은 노동을 하는 과정에서 보호되어야 하는 개인정보에 대해 이야기 나눠보려고 합니다.

윤 : 요즘은 어딜가나 CCTV도 많이 설치되어있고 지문, 홍채 인식 등 생체정보를 등록하거나 핸드폰으로 내가 방문한 곳의 위치정보까지 확인이 되는데, 노동 현장에서도 이런 개인정보에 대한 보호가 필요하겠다는 생각이 듭니다.

김 : 맞습니다. 우선 우리나라에는 개인정보보호법에 따라 개인정보 보호와 관련된 법령 개선, 정책․제도․계획 수립․집행, 권리침해에 대한 조사․처분, 고충처리․권리구제 및 분쟁조정, 국제기구 및 외국의 개인정보 보호기구와의 교류 협력, 법령․정책․제도․실채 등의 조사․연구, 교육, 홍보, 기술개발의 지원․보급 및 전문인력의 양성 등에 대한 업무를 수행하는 개인정보보호위원회라는 곳이 있습니다. 이 위원회에서는 개인정보보호 원칙에 대한 지침이나 가이드라인도 제시하는데, 1. 31. 이 위원회와 고용노동부가 함께 인사․노무 업무에 있어서의 개인정보보호 원칙과 기준을 발표했습니다.

윤 : 노동현장에서 발생할 수 있는 개인정보 보호에 대한 사항을 판단하는 가이드라인을 발표했다는 것이군요.

김 : 네. 기존에도 인사․노무 업무에 대한 개인정보보호 가이드라인이 존재하고 있었는데 이번에 이를 개정 발표했습니다. 코로나19를 거치면서 비대면 면접이나 재택근무가 많아지고 이로인해 디지털 장치를 이용한 노동자 개인에 대한 통제가 확대된 측면도 있어서 이에 대한 보호 수준과 준수사항들을 마련할 필요와 요구가 있었다고 보면 되겠습니다.

이번 가이드라인은 인사․노무업무를 채용 준비 시부터 고용 종료시까지 4단계로 나눠서 각 단계별 준수사항을 발표했습니다.

윤 : 그럼 채용준비 단계부터 한 단계씩 살펴볼까요?

김 : 채용절차법 제4조의 3에서는 직무 수행에 필요하지 않는 한 용모, 키, 체중 등의 신체적 조건과 출신지역, 혼인여부, 재산, 직계 존비속 및 형제자매의 학력, 직업, 재산을 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 수집하면 안된다고 정하고 있습니다.

이를 기초로 개인정보를 최소한으로 수집하여 안전하게 관리할 계획을 수립해야하는데, 민감정보(유전자 검사 등의 결과로 얻어진 유전 정보, 범죄경력자료에 해당하는 정보, 개인의 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보)나 고유식별정보(주민등록번호, 여권번호, 운전면허의 면허번호, 외국인등록번호)는 원칙적으로 수집이 금지되며 개개인으로부터 별도의 동의를 받거나 법령에 근거가 있는 경우 등에 제한적으로 수집이 가능합니다. 중요한 것은 주민등록번호는 일반적 채용 전형 시 수집할 수 없고 법령에 구체적인 근거가 있는 경우에 한해 수집 가능합니다.

윤 : 주민등록번호는 개인이 동의를 해도 법령에 근거가 없다면 수집이 불가능하다는 말씀이신가요?

김 : 그렇습니다. 개인정보보호법에 따르면 주민등록번호는 법률, 대통령령 등에서 구체적으로 정한 경우, 개인 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위해 명백히 필요하다고 인정되는 경우, 개인정보보호위원회가 고시로 정하는 경우 등에 한해 수집 등 처리가 가능하기 때문에 개인의 동의만으로는 수집이 불가능합니다. 또 이번 가이드라인은 입사 지원자가 앞서 말씀드린 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전안내할 것과 합격자 발표는 당사자에게 직접 통보해서 불필요한 노출을 방지할 것도 제시하고 있습니다.

윤 : 합격자 명단을 인터넷 상에 올려서 불특정 다수가 확인하게 하는 방법은 지양하라는 것이군요. 그럼 채용 전형에서 지원자들이 제출하는 각종 서류들은 어떻게 처리해야하나요?

김 : 채용서류는 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 지체없이 파기해야하고 만약 지원자가 채용시험 점수의 열람 요청이 있는 경우 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 한다고 합니다. 단, 면접과정․내용 등 공개에 따라 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항은 비공개 대상이 될 수 있다고 합니다.

윤 : 다음 단계에서 주의할 점은 무엇이 있을까요?

김 : 만약 채용이 되었다면 근로계약서를 작성해야하고 회사는 근로자 명부와 임금대장을 마련해야합니다. 근로기준법에 따라 근로자 명부에는 생명, 생년월일, 이력 등을 수집할 수 있고 임금대장의 경우 가족수당이 있는 경우 가족구성원 수 등이 확인되어야 합니다. 즉, 법령상 의무 준수를 위해 필요한 경우 관련 법령 근거를 안내하고 관련 사안에 한해 최소한의 개인정보를 수집해야 해야합니다. 채용 시 종교, 범죄경력 정보 등을 확인하고자 하는 경우 이런 정보는 민감정보에 해당하는 내용이므로 별도로 노동자의 동의절차를 거쳐야 합니다.

윤 : 그럼 채용되어 근무하는 동안 주의할 내용은 어떤 것들이 있을까요? 언뜻 드는 생각으로는 근태관리를 위한 기계 설치나 CCTV설치 이런 부분도 모두 여기 해당될 것 같은데요.

김 : 정확합니다. 우선 노동자가 징계나 해고되는 경우 이런 내용을 공개하는 것도 원칙적으로는 비공개하는 것이 바람직하고 공개 시에도 노동자 동의를 받는 것이 좋습니다. 만약 임금 계산 등과 관련된 것을 외부업체에 위탁하는 경우에는 개인정보보호에 대한 교육․감독을 해야하고 사업이 영업 양도, 합병되어 노동자 개인정보 이전이 필요한 경우 노동자에게 이전 사실, 받는 자의 연락처, 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 합니다.

만약 디지털 장치 도입, 변경, 추가의 경우 노동자 등 이해관계자에게 이 장치 도입 목적, 개인정보 처리내용 등을 설명하고 의견을 청취하고 최소한의 범위 내에서 수집, 이용하여야 하고 노사협의회가 설치된 사업장(30인 이상)의 경우 노사협의를 해야합니다.

윤 : 사업장 내에 CCTV를 설치하는 경우에는 반드시 노동자와 협의를 해야한다고 보면 될까요?

김 : 디지털 장치는 굉장히 다양할 수 있는데, 그 중 CCTV설치는 어느 곳에 설치하는 지 설치 목적은 무엇인지 등을 고려해야 합니다. 은행 상담창구, 고객 상담실, 안내실 등 불특정 다수가 출입할 수 있는 공개된 곳에 설치, 운영하는 경우에는 시설안전 등의 목적으로 노동자 동의 없이 설치, 운영이 가능합니다. 물론 이 경우에도 CCTV 아래에 설치 목적, 수집 범위 및 관리자 안내 등을 해야합니다.

불특정 다수가 출입하는 곳이 아닌 사무실 등에 설치하는 경우는 노동자 협의가 아닌 동의를 받아야 합니다. 그리고 설치 목적 외로 촬영하거나 이용하지 않아야 하고 노동자 감시 등의 목적으로 이용하는 것은 개인정보보호법 위반에 해당합니다.

CCTV를 설치해서 근태관리 명목으로 노동자들을 감시하거나 특정 노동자에 한해서 일거수일투족을 지켜보는 것은 직장 내 괴롭힘에 해당할 수 있으며 이로인해 노동자가 정신적 스트레스를 받아 치료를 받게 되는 경우 산업재해가 될 수 있습니다.

윤 : 만약 근태관리를 지문 인식으로 하는 사업장의 경우는 어떤가요?

김 : 우선 출퇴근 지문인식시스템은 2012년 인권위원회에서 인권침해라는 판단을 받은 바 있는 시스템입니다. 이미 비인권적이라는 판단이 있는 만큼 도입을 하지 않는 것이 좋겠지만 만약 이런 시스템이 도입되는 경우 가이드라인은 지문인식을 대체할 수 있는 출입증 등을 마련할 것을 안내하고 있습니다.

윤 : 이제 마지막 단계인 것 같습니다. 노동자가 퇴사를 하는 상황에서 주의할 내용은 무엇이 있을까요.

김 : 회사가 가지고 있던 노동자 개인의 개인정보를 어떻게 처리하는가에 대한 문제가 있을 수 있습니다. 개인정보가 더 이상 필요없게 되었으므로 원칙적으로 복구나 재생이 불가능한 방법으로 지체없이 파기할 것을 안내하고 있습니다.

단, 법에서 정한 경우 예를들어 근로기준법 상 사용자는 노동자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 요구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다. 단, 이 경우 노동자가 요구한 사항만 적어야 합니다. (제39조) 그리고 사용자는 근로자 명부와 임금 대장, 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류 등에 대해 계약 종료 이후 3년간 보관하도록 되어 있습니다. 따라서 이런 경우는 노동자 개인의 추가 동의를 받지 않고도 관련 자료를 3년간 보관할 수 있습니다.

윤 : 그럼 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 무제한 가지고 있을 수 있다는 것인가요?

김 : 앞서 말씀드린 것처럼 법 상 보장된 3년 기간까지는 노동자 동의가 필요치 않지만 이후 기간의 경우 노동자 동의 또는 개인정보보호법 제15조 제3항을 근거로 보유할 수 있습니다. 법은 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 개인정보주체에게 불이익이 발생하는 지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 했는지 여부 등을 고려해서 동의 없이 개인 정보를 이용할 수 있다고 하고 있습니다. 단, 가이드라인은 이런 경우에도 개인정보 보유기간을 공식적으로 정해서 개인정보처리방침에 작성, 미리 공개하고 개인정보보호책임자는 관련 기준에 따라 추가적인 이용을 하는지 여부를 점검해야 한다고 합니다.

윤 : 만약 노동자가 회사에서 개인정보 침해를 당했다고 판단하는 경우 어떻게 해야하나요?

김 : 개인정보 침해신고센터 (국번없이 118)에 신고를 하거나 개인정보분쟁조정위원회에서 조정신청을 할 수 있습니다. 개인정보분쟁조정위원회는 조정 사건의 심의를 통해 손해배상 결정, 피해예방활동, 법제도 개선 건의, 기업의 잘못된 행태에 대한 시정권고 등을 할 수 있습니다. 만약 사업장 내에 CCTV가 설치 목적과 다르게 노동자 감시 등의 목적으로 사용하면서 불법적으로 수집된 정보를 사유로 징계하거나 노동조합 활동을 약화시키는 경우 노동위원회, 법원 등을 통해 부당성을 다툴 수 있습니다.

윤 : 오늘 이야기는 여기까지 하겠습니다.

지금까지 김혜선 노무사와 함께 했습니다. 감사합니다.

김 : 네. 감사합니다.